สารบัญ:
- เก็บเอกสาร
- ความเกี่ยวข้องของการจัดเก็บกระดาษ
- อุปกรณ์เก็บถาวร
- บันทึกเอกสารในสำนักงาน
- จัดส่งเอกสารเพื่อการออมระยะยาว
- โฮม archive
- การจัดระเบียบค่าบ้าน
- เคล็ดลับในการจัดจำหน่าย
- กล่องเก็บของทำเอง
2024 ผู้เขียน: Sierra Becker | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-26 06:42
การสั่งซื้อในเอกสารมีความสำคัญต่อการทำงานที่เหมาะสมและรวดเร็ว วิธีนี้ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งปกป้องเอกสารเหล่านั้นจากอิทธิพลของปัจจัยภายนอก เพื่อให้มั่นใจในการจัดระบบและความปลอดภัยของเอกสาร คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเก็บถาวรอย่างถูกต้องและความหมายที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้
เก็บเอกสาร
ชีวิตมนุษย์ทุกรูปแบบตั้งแต่แรกเกิดจนถึงวันสุดท้ายจะมีเอกสารแนบมาด้วย อาจมีความสำคัญ คุณค่า ระยะเวลาในการจัดเก็บต่างกัน แต่ข้อเท็จจริงที่ว่าส่วนใหญ่จะต้องถูกรักษาให้อยู่ในสภาพที่เหมาะสมในช่วงเวลาหนึ่งนั้นเป็นความจริง เพื่อให้ประหยัดกระดาษได้นาน ควรใช้กล่องสำหรับเก็บเอกสาร วันนี้พวกเขาสามารถซื้อหรือทำด้วยมือได้อย่างอิสระ
ความเกี่ยวข้องของการจัดเก็บกระดาษ
จำเป็นต้องบันทึกต้นฉบับและทำสำเนาเสมอ
- เล็ก กลางองค์กรขนาดใหญ่ในหน่วยงานของรัฐ การเก็บถาวรเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย
- ในสำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฝ่ายทรัพยากรบุคคล การบัญชี บริษัทการค้า สิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับกระบวนการทำงาน ยกเลิกการโหลดพื้นที่ทำงาน และตรวจสอบความต่อเนื่องของฟังก์ชันสำหรับทั้งพนักงานใหม่และพนักงานปัจจุบัน
- ที่บ้าน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงการสั่งซื้อและความสามารถในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม รวมถึงในสถานการณ์ฉุกเฉิน
อุปกรณ์เก็บถาวร
กล่องเก็บเอกสารมักใช้เพื่อประหยัดกระดาษ วันนี้มีช่องว่างสำหรับขายฟรี ตามกฎแล้วจะมีให้สำหรับกระดาษ A4 แต่ก็มีขนาดอื่นๆด้วย ผู้ผลิตบางรายเสนอกล่องกระดาษพิเศษให้ผู้บริโภคซึ่งสามารถจัดเก็บกระดาษได้หลายกล่อง พวกเขาขายแบบไม่ประกอบและคำแนะนำง่ายๆช่วยให้ผู้ซื้อรวบรวมได้ง่าย การใช้กล่องดังกล่าวทำให้คุณสามารถกำจัดเอกสารทางธุรกิจที่ไม่จำเป็น และหากจำเป็น ให้ค้นหาเอกสารที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว รูปแบบกล่องที่เลือกมาอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณแก้ปัญหาเรื่องพื้นที่ได้อย่างเหมาะสมและประหยัดวัสดุอันมีค่ามาเป็นเวลานาน และโครงสร้างที่ชัดเจนของต้นฉบับและสำเนาในบางครั้งจะเพิ่มความเร็วของงานโดยพนักงาน
บันทึกเอกสารในสำนักงาน
กล่องกระดาษแข็งเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดในการปกป้องกระดาษจากองค์ประกอบในที่ทำงานการจัดเก็บเอกสาร ในการใช้งาน จำเป็นต้องแจกจ่ายเอกสารออกเป็นกลุ่มตามหัวเรื่องและรวบรวมเป็นกลุ่ม หรือแยกเป็นไฟล์ หรือในโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ หรือประเภทอื่นๆ แล้วหยิบกล่องตามขนาดที่ต้องการ มีราคาไม่แพง คุณจึงสามารถซื้อในปริมาณที่ต้องการได้ กล่องมีลักษณะกว้างขวาง ทนทาน และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ช่องใส่มือถือช่วยให้หยิบและพกพาได้ง่าย ขณะที่ฝาปิด (แบบบานพับหรือถอดออกได้) จะช่วยป้องกันฝุ่น ด้านนอกบนกระดาษแข็งคุณสามารถเซ็นชื่อประเภทเอกสารได้ ตามกฎแล้ว กล่องเก็บของในสำนักงานจะขายแบบไม่ประกอบพร้อมคำแนะนำแบบกราฟิกที่พิมพ์ออกมา เพื่อให้สามารถประกอบและถอดประกอบได้ง่าย และหากจำเป็น ให้ซ่อนไว้ในที่เปลี่ยว
จัดส่งเอกสารเพื่อการออมระยะยาว
ไม่ใช่หน่วยงานของรัฐหรือเอกชนที่ดำเนินธุรกิจอย่างจริงจังสามารถทำได้โดยไม่ต้องเก็บเอกสาร เอกสารธุรการ ภาษี บุคลากร การบัญชี และเอกสารอื่น ๆ มีระยะเวลาการจัดเก็บที่แตกต่างกัน ซึ่งควบคุมโดยรายการหมายเลข 578 นี่เป็นขั้นตอนบังคับ ซึ่งมักจะให้ระยะเวลาการออมที่ค่อนข้างนาน (สูงสุด 75 ปี) ในกรณีนี้ เอกสารทั้งหมดจะถูกคัดแยก บรรจุลงในกล่อง และส่งมอบให้กับสถานที่ที่กำหนดไว้สำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับกล่องในกรณีนี้: พวกเขาจะต้องทำจากกระดาษแข็งที่ทนทาน (ตามหลักแล้วหากตรงตามข้อกำหนด GOST พวกเขาก็มีใกล้เคียงกับระยะเวลาการรับประกันที่ระบุ) ในกรณีนี้ ควรใช้กล่องจดหมายเหตุเพื่อเก็บเอกสารและกล่องกระดาษแข็ง ด้านหลังเป็นช่องสำหรับใส่กระดาษหลายใบ มีสายสำหรับเก็บระยะยาว
เพื่อความสะดวก คุณสามารถเลือกกล่องสำหรับจัดเก็บวัสดุได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน นอกจากนี้ควรคำนึงด้วยว่ามีองค์กรเอกชนพร้อมทำภาชนะใส่กระดาษตามขนาดที่ลูกค้ากำหนด
โฮม archive
ผู้ใหญ่ทุกคนควรกังวลเรื่องการเก็บเอกสารสำคัญไว้ในกำแพงบ้าน ท้ายที่สุด บ่อยครั้งที่คุณต้องจัดเตรียมเอกสารยืนยันตัวตน การศึกษา ความเป็นเจ้าของทรัพย์สิน ฯลฯ เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทางการเงินที่ไม่จำเป็นและเพื่อใช้สิทธิ์ของคุณ คุณต้องเก็บบัตรรับประกันสำหรับเครื่องใช้ในครัวเรือน คู่มือสำหรับ การดำเนินงานใบเสร็จรับเงินการซื้อ เอกสารที่จำเป็นอย่างเร่งด่วนในกรณีฉุกเฉิน: ในกรณีออกเดินทางกะทันหัน, ไฟไหม้, ภัยธรรมชาติ, การอพยพของประชากร…
ต้นฉบับและสำเนาหลักทรัพย์ต้องอยู่ในที่เดียว ซ่อนจากการสอดรู้สอดเห็น คัดแยกและปกป้องจากปัจจัยภายนอก เป็นการดีถ้าเตรียมกล่องสำหรับเก็บเอกสารที่บ้านเพื่อการนี้ สามารถซื้อได้โดยการซื้อกระดาษแข็งเปล่าที่ร้านค้าในราคาเล็กน้อย หรือคุณสามารถดัดแปลงกล่องที่ไม่จำเป็น หากไม่เก็บถาวรต้นฉบับจะรับประกันการค้นหาที่เจ็บปวดและการกู้คืนในกรณีที่สูญหายจะต้องใช้เวลามาก, การเงินและที่สำคัญที่สุดคือความกังวล
การจัดระเบียบค่าบ้าน
ในการซื้อกล่องสำหรับเก็บเอกสารและเอกสารหรือทำขึ้นเอง คุณต้องแยกชิ้นส่วนวัสดุทั้งหมดและจัดเรียงออกเป็นกลุ่ม เช่น
- เอกสารส่วนตัว;
- เอกสารแสดงความเป็นเจ้าของ
- สัญญาเงินกู้ การชำระเงินในการทำธุรกรรม
- เอกสารเกี่ยวกับสุขภาพของสมาชิกในครอบครัว การตรวจผ่าน ความคิดเห็นของแพทย์
- วัสดุที่ใช้ยืนยันการชำระค่าสินค้า บัตรรับประกัน ฯลฯ
จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะเวลาของหลักทรัพย์ด้วย เนื่องจากบางส่วนอาจไม่เกี่ยวข้องในขณะที่ทำการวิเคราะห์
เคล็ดลับในการจัดจำหน่าย
ต้นฉบับและสำเนาอาจมีขนาดแตกต่างกัน จึงสามารถจัดทำกล่องใส่เอกสารให้ตรงกันได้ ในกรณีนี้ สามารถจัดเรียงต้นฉบับได้:
- ตามลำดับความสำคัญ;
- ตามขนาด;
- ตามช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง;
- ตามประเภท (ที่ทำงาน ที่บ้าน…);
- ในงาน
การจัดระบบดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารที่ถูกต้องและปกป้องพวกเขาจากเด็ก คนแปลกหน้า และปัจจัยภายนอก
กล่องเก็บของทำเอง
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างวัสดุครอบครัวและสำนักงานคือขนาด: ที่ทำงานโดยปกติจะเป็น A4 ในขณะที่กระดาษที่บ้านแตกต่างกันมาก ดังนั้นคุณสามารถสร้างกล่องสำหรับจัดเก็บเอกสารด้วยมือของคุณเอง มีหลายตัวเลือก:
- คุณสามารถซื้อกระดาษเปล่าได้ที่แผนกบ้านของซุปเปอร์มาร์เก็ต แล้วประกอบตามคำแนะนำ
- หากคุณต้องการกล่องขนาดเล็ก คุณต้องนำภาพวาด ดาวน์โหลด โอนไปยังกระดาษแข็งและติดกาว หากขนาดที่ระบุไม่เหมาะกับผู้ใช้ คุณสามารถถ่ายโอนภาพวาดไปยังกระดาษ โดยลดขนาดของชิ้นงานลงหลายๆ ครั้ง
- ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือนำกล่องที่ไม่ต้องการแล้วไปเก็บไว้ในที่เก็บต้นฉบับ
- ทำตามรูปวาดเอง ตัวอย่างเช่นในการทำกล่องสำหรับเอกสารส่วนตัว (หนังสือเดินทาง, สูติบัตร, สิทธิ์, ประกาศนียบัตรการศึกษา) คุณต้องใช้กระดาษหนา 2 แผ่น (กระดาษแข็ง) ตัดสี่เหลี่ยมขนาดที่ต้องการออกจากกัน เพิ่มอีก 1.5 ซม. ต่ออัน (สำหรับฝา) จากนั้นพับครึ่งแต่ละแผ่นตามเส้นทแยงมุมที่ต่างกัน ควรมีทั้งหมด 3 บรรทัด ถัดไปมุมควรงอไปที่กึ่งกลางจากนั้นพับแต่ละด้านเพื่อให้ขอบของมันผ่านตรงกลางแผ่น ขั้นตอนสุดท้ายคือการประกอบกล่องกระดาษตามเส้นที่มีอยู่แล้วทากาวด้านข้าง
ในขณะเดียวกันก็สามารถตกแต่งกล่องดังกล่าวให้เข้ากับสีของการตกแต่งภายในได้โดยใช้กระดาษสี กาว กรรไกร "ห้องนิรภัย" ที่เต็มแล้วควรเก็บให้พ้นแสงแดด ความชื้น และเด็กโดยตรง
เอกสารคือเพื่อนร่วมชีวิตมนุษย์ คุณสามารถรับรองความปลอดภัยด้วยความช่วยเหลือของกล่องสำหรับจัดเก็บเอกสารในที่เก็บถาวร และหากสถานการณ์ทางการเงินไม่อนุญาต คุณสามารถสร้างเอกสารเหล่านี้เองโดยใช้วัสดุชั่วคราว แล้วบรรยากาศที่สงบทั้งที่ทำงานและที่บ้านก็มีให้